Flujo 06: Onboarding de Clientes Automatizado

El problema

Cada cliente nuevo requiere la misma secuencia de acciones manuales: email de bienvenida, crear carpeta en Drive, configurar acceso a herramientas, crear página en Notion, programar la llamada de kickoff, enviar recursos. Si alguien del equipo está ocupado o lo olvida, el cliente recibe una experiencia inconsistente en su primer contacto. Este flujo garantiza que cada cliente recibe exactamente el mismo proceso, sin omisiones y sin que nadie tenga que acordarse.

Herramientas necesarias

Servicios externos:

• Cuenta Typeform con al menos un formulario publicado
• API de Notion con integración configurada en n8n
• Cuenta Gmail con OAuth2

Configuración paso a paso

Nodo 1: Typeform Trigger

Añade el nodo Typeform Trigger:

• Credentials: conecta tu cuenta Typeform (OAuth2)
• Form: selecciona tu formulario de onboarding
• Simplify: ON (devuelve un objeto JSON limpio en lugar del payload crudo de Typeform)

Campos del formulario recomendados (n8n los mapea automáticamente):

{{ $json['Nombre completo'] }}
{{ $json['Email'] }}
{{ $json['Empresa'] }}
{{ $json['Servicio contratado'] }}
{{ $json['Objetivo principal'] }}
{{ $json['¿Cómo nos conociste?'] }}

Nodo 2: Set — Preparar datos del cliente

Añade un nodo Set para normalizar los datos:

• nombre: ={{ $json['Nombre completo'].split(' ')[0] }} (solo el primer nombre)
• nombre_completo: ={{ $json['Nombre completo'] }}
• email: ={{ $json['Email'] }}
• empresa: ={{ $json['Empresa'] }}
• servicio: ={{ $json['Servicio contratado'] }}
• objetivo: ={{ $json['Objetivo principal'] }}
• fecha_inicio: ={{ $now.toFormat('dd/MM/yyyy') }}
• fecha_inicio_iso: ={{ $now.toISO() }}

Nodo 3: Gmail — Email de bienvenida

Añade el nodo Gmail:

• Operation: Send Email
• To: ={{ $json.email }}
• Subject: =Bienvenido/a a [EMPRESA], {{ $json.nombre }} — Tus próximos pasos
• Message (HTML recomendado):

Hola {{ $json.nombre }},

Estamos encantados de tenerte como cliente de [EMPRESA]. Has dado el primer paso para {{ $json.objetivo }}, y vamos a asegurarnos de que lo consigas.

Estos son tus próximos 3 pasos:

1. ACCESO A TU ESPACIO DE TRABAJO
   En las próximas horas recibirás una invitación a tu espacio en Notion con todos los recursos, documentación y el seguimiento de tu proyecto.

2. LLAMADA DE KICKOFF
   Nuestro equipo te contactará en las próximas 24-48 horas para agendar la sesión de inicio. Duración: 60 minutos. Objetivo: alinear expectativas y arrancar con fuerza.

3. DOCUMENTACIÓN DE INICIO
   En 24 horas recibirás un segundo email con los recursos específicos para tu servicio: {{ $json.servicio }}.

Si tienes cualquier pregunta antes de la llamada, responde directamente a este email.

Un saludo,
[Tu nombre]
[Tu cargo] en [EMPRESA]

• Message Type: HTML

Nodo 4: Notion — Crear página del cliente

Añade el nodo Notion:

• Operation: Create a Page in Database
• Database: tu base de datos de clientes en Notion (pega el ID de la URL)
• Title: ={{ $json.empresa }} — {{ $json.nombre_completo }}
• Properties:
  • Email (tipo Email): ={{ $json.email }}
  • Empresa (tipo Text): ={{ $json.empresa }}
  • Servicio (tipo Select): ={{ $json.servicio }}
  • Objetivo (tipo Text): ={{ $json.objetivo }}
  • Fecha Inicio (tipo Date): ={{ $json.fecha_inicio_iso }}
  • Estado (tipo Select): Onboarding activo
  • Fase (tipo Select): Semana 1

Nodo 5: Wait — Pausa 3 días

Añade el nodo Wait:

• Wait For: Specific Amount of Time
• Amount: 3
• Unit: Days

Este nodo detiene la ejecución durante exactamente 72 horas antes de continuar con el check-in.

Nodo 6: Gmail — Email check-in (día 3)

• To: ={{ $('Typeform Trigger').item.json['Email'] }}
• Subject: ¿Cómo va todo, {{ $('Set').item.json.nombre }}?
• Message:

Hola {{ $('Set').item.json.nombre }},

Han pasado 3 días desde que empezamos y quería asegurarme de que todo va bien.

¿Has podido acceder a tu espacio de trabajo en Notion?
¿Tienes la llamada de kickoff agendada?
¿Hay algo en lo que podamos ayudarte antes de esa llamada?

Solo responde a este email si necesitas algo. Si todo va bien, no hace falta que respondas.

Seguimos en contacto,
[Tu nombre]

Nodo 7: Wait — Pausa 4 días más

Añade otro nodo Wait:

• Amount: 4
• Unit: Days

Total acumulado: 7 días desde el registro.

Nodo 8: Gmail — Email resumen semana 1 (día 7)

• Subject: Tu primera semana en [EMPRESA] — Resumen
• Message:

Hola {{ $('Set').item.json.nombre }},

¡Se cumple tu primera semana con nosotros! Un resumen de lo que hemos hecho:

✓ Tu espacio de trabajo en Notion está activo
✓ Llamada de kickoff completada (o pendiente de agendar)
✓ Acceso a todos los recursos de {{ $('Set').item.json.servicio }}

La próxima semana [describe qué ocurre en la segunda semana del onboarding].

Si en cualquier momento necesitas soporte, escribe a soporte@tuempresa.com
o responde directamente a este email.

¡Seguimos adelante!
[Tu nombre]

Ejemplo de prompt IA

Este flujo no usa IA generativa por defecto, pero puedes añadir un nodo OpenAI entre el nodo Set y el primer Gmail para personalizar el email de bienvenida:

Redacta un email de bienvenida cálido y personalizado para un nuevo cliente.

Datos del cliente:
- Nombre: {{ $json.nombre }}
- Empresa: {{ $json.empresa }}
- Servicio contratado: {{ $json.servicio }}
- Objetivo declarado: {{ $json.objetivo }}

El email debe:
- Mencionar específicamente su objetivo (demuestra que lo hemos leído)
- Describir los 3 pasos inmediatos del onboarding
- Ser de máximo 180 palabras
- Tono: entusiasta pero profesional, en español
- No usar frases genéricas de marketing

Ahorro estimado

Con 6 clientes nuevos/mes: ahorro de 4,8 horas/mes. Lo más importante no es el tiempo ahorrado sino la consistencia: cada cliente recibe el mismo proceso impecable independientemente de quién esté trabajando ese día.